谈谈企业档案的管理和审计

在组织成立伊始，就会随之产生与组织发展、决策、融资等相关的各种形式的信息资料，一般称为档案。作为管理留痕的重要体现，如何判断哪些资料是重要的？应该留存多少年？在过程中又如何进行管理呢？尤其对于内审人员来说，是不是考虑过这几个问题？尤其在审计过程中，在资料的收集方面，经常会显得力不从心，那么如何站在审计的角度，提出建议，并实现组织档案信息资料的合规、完整、准确和有效呢？

结合审计实践，有一些见解和大家共享，并希望和大家交流。

第一，档案类制度体系层面的建设。组织发展到一定程度，就需要有计划 有目的的建立类似档案管理方面的制度、流程，其目的主要是指导员工有意识的实现业务资料的保管和传递管理，尤其是财务资料作为重要的企业管理信息载体，其不仅是重要的组织信息档案，更是国家法规合规性要求的产物。

第二、档案的重要性、合规性审查。档案固然重要，但是需要结合业务判断其重要性和合规性的特性，重要性意味着其对组织业务真实性、准确性、合理性等性质具备证明的作用；那么具备以上特性的档案就必须是合规的，就是需要满足证明一个事项的要件信息，最简单的就是若发生诉讼事件，是否能够作为证据来证明某项事件的真实发生性？如果不能，那么此档案的重要性程度就值得考虑，保存的价值何在?

第三、档案的保管。在业务资料实现完整性收集和整理后，需要根据制度规定进行档案的移交、保管管理，并对解约等活动进行有效的登记管理。笔者曾经遇到过房屋买卖合同12年时间尚未归档，长期由个人保存的情况，导致在房屋权属关系确认时，找不到买卖合同的情况。由此可见，对形成组织资金收支、税费管理、资产增减等重要经济业务的档案资料，必须及时归档管理，并进行有效的管理，当然包括提供合理物理空间、防水防潮等基本条件。

第四、档案的审计管理。在内部审计工作中，作为事后审计，一般对档案信息的审计均会融入具体项目中实施，包括程序性检查、实质性审计均会涉及到档案资料，其收集的及时性、准确性、完整性、合规性及精准性直接决定了审计质量的高低，那么对内审人员最大的困惑就是如何准确的将档案需求的信息，以需求清单的方式传递到被审计单位。那审计人员有审计什么？确认什么呢？这才是今天所要分享的主要内容。

1、解决有没有的问题。在审计过程中，与审计项目相关的信息资料总是缺失或者不完整，那么就需要审计人员，根据现有档案资料进行收集整理，编辑信息，得出结论，作为关键性信息资料，就需要针对性地提出完善和整改的建议。

2、是否合规的问题？在审计实践中，经常会收到被审计单位提供的无效资料，比如单方签字的合同或对账单，由出纳编制的银行余额调节表等，那么作为审计人员，就需要掌握内控和风险管理的原则，确认信息资料的合规性要求，才不会存在风险。

3、档案管理的一致性审查。对于一个组织来说，对档案资料的管理必须是一致性要求，每个人都深知各种信息资料的重要性程度，并积极的去维护和践行，这不仅需要不断的档案管理宣贯，同时并与合规性一样，形成一种工作习惯和文化。尤其对于审计人员来说，会通过审计，起到档案管理规范化管理的推动作用。

4、电子档案保管、保密和安全性管理。作为重要的资产组成部分，组织发展过程中形成的电子数据重要性越来越得到关注，那么目前多样的储存方式给了企业多样化的选择，比如云储存，随之而来的也是数据安全性、保密性问题的思考。

5、档案信息化给信息审计提供了条件。其对于审计人员来说，一个优秀的信息平台，对于审计效率和质量的提升那是非常明了的，也将抽样审计向全面审计提供了条件，同时对远程审计、线上审计、实时审计提供了可能性，那么审计工作向事前、事中发展完全成为一种趋势。

在档案审计过程中，如何做到形式和实质的有效统一审查，就必须做到一抓主要矛盾，即对存在问题的环节进行强化审计；二抓关键业务档案，对公司发展起到关键性作用的信息资料；三抓财务档案，作为最后一个环节，财务档案的质量高低，是否合规有效？直接决定组织整体运营结果的完整、真实、准确。