采购管理中的五个不相容职务审计

刚才和一个内审人员交流了维修及技改技措、工程施工预算、结算及第三方审计的问题，尤其对是否需要维修？谁来鉴定？谁来批准？第三方审计后的结果是否需要再次复核或者如何防范第三方工程审计事务所与施工单位的共同舞弊等问题？这些内容均体现了一个不相容职务的内控问题，这几天，均谈到了采购，那么今天和大家分享一下采购中的不相容职务，这些岗位是必须分开的。

这就首先需要解释一下，什么是不相容职务？根据百度的解释，不相容职务是指那些如果由一个人担任，既可能发生错误和舞弊行为，又可能掩盖其错误和弊端行为的职务。财政部发布的《内部会计控制规范》中，提出了“不相容职务分离”的问题。不相容职务分离的核心是“内部牵制”，它要求每项经济业务都要经过两个或两个以上的部门或人员的处理，使得单个人或部门的工作必须与其他人或部门的工作相一致或相联系，并受其监督和制约。就是通常说的管钱的不管账，管账的不管钱，这是最简单最直接的不相容职务分离的例子。那才在采购管理中，有哪些岗位是需要分离的呢？

第一，申购与批准的岗位必须相分离。简单点说，就是，提出采购计划和同意你去采购，不能是一个人说了算，如果一个人说了算，那就会造成申购计划管理失控，就会形成昨天采购计划管理中谈到的诸如积压、闲置、浪费等此类问题的出现，也会出现舞弊行为，利用公司资金购买不用或者少用等方面的材料与设备，对公司资源造成浪费。

第二，询价和供应商确定必须分离。询价是一个对市场价格把握和了解的过程，至于采购那种产品？采购谁的，不能是同一个人说了算。当然，最为有效的是同类产品、相同供应商应由不同的采购人员进行询价和记录，询价记录是非常重要的，尤其是招标采购管理中，只有经过充分的询比价之后，才会对投标情况有个基本的掌握，不至于被忽悠。平常采购询价后，必须由第二天进行批准，招标采购现场公布中标结果，但是结果还是需要批准后执行的。

第三、采购合同和价格确定和合同审核岗位是需要分离的。采购部门在根据询价比价或者招标、商务谈判等各种方式，确定了供应商，并签订了经济合同以后，需要专门的合同管理人员进行审核，确认合同价格确定的准确性，对公司权益的保护等等方面提出专业性的意见等等。

第四、采购验收和相关的会计记录是需要分离的。验收是对实务的状态、数量的管理，而会计记录是对账面数据的管理，和资金管理一样，管实物的不管账务，管账务的不管实物，两者互相形成牵制。当然，在实物管理方面，还有个普遍使用的内控原则就是限制实物接触的管理。

第五、付款的申请和审批必须相分离。一般情况下，都是供应部门根据采购的量、供应商合同、付款约定等相关规定，整理提出付款申请，由财务进行数据的复核和审批，完成最后的付款环节。再这个环节，供应和财务人员的责任心和数据管理是非常重要的。我曾经有个审计案例，就是供应人员两次提交同一笔付款申请，尽然财务进行了支付，在2年以后，在例行审计时，才发现这笔款是重复付款，当时与供应商交涉，最后供应商对供应量和货款回收情况进行核对后，确认是多收？最后进行了退款。虽然金额不大，但是在付款和审批管理中说明存在管理不细致的问题。

可以说，内控管理在企业管理的各个领域和环节均存在，也不是为了控制，做到层层设卡，环环把关。一个比较规范的内控管理设计必须是建立在抓大放下，对问题可能发生的频率、严重程度及成本效益充分评估的基础上，但采购管理中的以上五个不相容职务相分离的内控设置，是有必要的，也是非常必须的。