预付款采购的风险管理审计

在2018年对生产型公司的经营审计过程中，发现在采购与付款管理环节，存在一个共性的问题，那就预付款长期挂账，有的甚至已达10年之久。

针对这个问题，当时也与审计同行、财务方面的朋友进行了一些交流和沟通，但截至目前，对于这个问题如何规避？一旦发生，如何解决没有实现突破性的解决？

今天将这个问题分享出来，同时站在审计的角度谈谈我的看法，希望在审计实践中碰到同类问题的同行也可以反馈和交流。

预付挂账的五个主要表现形式：

1、主要集中在工程施工、设备采购和一些零星的供应商层面；

2、形成时间长，大多供应商已经破产甚至渺无音讯；

3、业务负责人员调岗、离职等原因造成业务衔接不到位，难以确认责任人或者确认解决办法；

4、货到票未到，财务无法进行账务处理；、

5、财务与业务部门未进行实质性的跟踪和账务核对、跟踪解决此类问题，导致财务账面数据与业务台账数据存在差异。

既然对于存在的问题进行了分析，那么接下来就是两个方面的工作，一是如何解决存在的预付问题，也是一直困惑我的问题？我认为：

1、财务部门与业务部门必须进行数据的核对确认；

2、业务部门对此类问题进行梳理，根据不同情况确定不同的解决方式；

3、对于还存在的供应商，应进行账务核对，加大开票督促。部分供应商为了不开发票，对供应产品尾款也不再索要，估计开票可能性就比较小；

4、对于已经消失了找不到供应商的，在货到的前提下，如果必要的话，是否考虑发票的代开呢？

5、对于供应商消失，确实无法进行解决的预付，需要落实是否收到货物？是否存在预付损失？在进项税管理方面的损失进行核算等等？

6、对业务负责人进行一定程度的绩效考核管理。

二是如何规避类似问题的发生。我的建议：

1、供应商选择的管理，就需要对规模、信用等问题进行一定程度的掌握和了解；

2、采购人员财务知识的培训和强调，尤其在合同签订、付款方式、发票开具等业务管理细节的风险等问题要进行充分的培训，让每个人必须清楚什么样才算一个业务的真正闭环处理。

3、同样是对业务人员，必须在预付款项管理方面培养风险意识，并确定一定的绩效考核指标。 

4、预付等往来业务核对及清账管理的及时性；不管是财务人员、业务人员都要对往来账务的核对作为常规工作来做，以避免时间较长，预付款项无法收回或者形成损失；

5、过程管理，就是审计监督职能的体现必须跟上，对于此类问题，必须是审计的重点内容。

以上几点是针对2018年审计过程中发现的预付长期挂账问题所思所想，对于此类问题的账务处理，税务风险等问题，我一直没有得到一个明确的处理方式，希望大家能够补充，反馈给我。