500万汇款单,收款人填错,“粗心”真的不是出纳的错!

有次上课，有位当老板娘的会计学员有感而发：“老师，我们公司出纳好粗心啊，居然把500万元汇款单收款单位填错了！款汇出后花了好多冤枉力气才收回这笔巨款。”

我说：“这哪怪出纳粗心啊！”

“啊。那怪什么？”

“管理，你们公司管理上有大问题。”

我问：“你们公司出纳填汇款单后是不是经过两个人分别盖章后才到银行汇款？”

回答：“是的”。

该公司出纳填单后分别由两人盖章，从这里看，内控设计没有太大问题。问题在于这两个盖章的人都没有看见出纳填的收款人有误，纯粹属于“玩忽职守”！

我接着问：“盖章两人都是管理层人员吧？”

回答：“是的，都有一定职务。”

我想，这就属于有内控制度没有严格执行的案例了，为什么会出现这样的情况？

一定是因为此二人习惯性的“盖章”但是心中没有责任意识，肯定该单位绩考领域管理缺失，因为工作出问题不会被追究责任才敢这样“大大咧咧”！

所以，我当场再问：“你们公司肯定没有考核！没有责任追究制度！”

回答“是的，公司确实没有做过考核工作”。

上面案例说明，粗心不算错，错的是管理机制。

还有个我财务顾问生涯中亲身经历的小故事。

有几个老板投资一家公司，其他老板在外地不管事，一个老板出任总经理负责经营打理。

一次月底，会计核对应收账款，某单位欠款45万元。

对方说哪欠你们45万元啊，当月已经付清了的。

问付给谁了？

对方回答公司总经理去收款收走了！

再找总经理“对质”，确有其事！问题是，总经理收款已是多天，为何不到财务交款而是一直揣自己包包里呢？相信大家都明白。

这个故事告诉我们：

1、岗位职责很重要，不该干的事干了可能有问题。有人不相信，有次我讲内控就讲到这里，给一位男同学说，假设你们老板娘要出门玩，你能自告奋勇地说，老板，我陪老板娘去玩玩？你不能啊，即使老板叫你去，你也要找借口溜得远远地，这叫避嫌。

这个故事中，总经理不该干业务员的活，干了，手脏了。所以岗位职责重要，当然有的公司连岗位职责都没有，那就引出一个启示：要做内控管理，有的基础工作必须要做。

2、内控中，对账很重要。

3、收付款方式管理也重要，比如明确不许现金结算的情况。

4、与客户合同约定付款账号等细节条款也重要。

如果该公司与客户约定不得现金结算，只能汇款进入某个账号，哪有总经理揩油的机会啊。

5、做监控，要敢于盯“高管”，高管，职务高，风险也高。

上述都是从技术层面得到的启示，而最重要的启示是下面这条：

6、治理结构合理才是展开经营层面内控的前提！

该公司最开始几个股东完全基于信任而成，股东之一的总经理也是一团荷包账多年了，一直说不明白赚多少，有多少钱，钱在哪去了。这时候的公司，谈不上管理，根底在于私交而形成的治理格局就是如此。

后来为什么出现会计对账发现总经理伸手的事情了，因为后来股东有人提出来要进行会计核算，最好请人当会计······

这时候代表从“股东会”层面在治理结构上开始有变化了！如果不是治理结构有变化，原来总经理一手遮天的公司怎么可能有会计对账发现这些事情！因此，在研究具体公司内控时，请关注其治理结构。