利用邮件合并快速制作询证函-2

底稿的编制离不开数据的支持，整理好底稿中需要的数据是这项工作的基础。审计人员可以将要发的函证数据整理到excel中，设置表格时要注意不能有合并单元格，项目一定要在最上面一行，否则容易出错。如下图示范：

（一）准备空白底稿，并填写部分内容

（二）在底稿中输入审计人员自行设计的文字框架

通常，需要输入的主要有“被函证单位名称”、“发函日期”、“结算日期”、“应收金额”、“应付金额”、“被审计单位名称”、“询证函编号”等。

（三）按步骤进行邮件合并

1、选择邮件->单击<选择收件人>选项，选择<使用现有列表>选项。（此时会弹出<选取数据源>窗口）

2、我们选择之前设置的Excel表格并打开

单击<插入合并域>选项，会弹出我们之前设置好的表项名称。现在我们只需要单击这些名称插入模板的相应位置。插入合并域中显示的字段，来自于我们excel函证样本的第一行。如下图所示：

我们单击<完成并合并>选项，可以先选择<编辑单个文档>进行再编辑，或者直接选择打印即可。