案例分享|重复付款,你遇到过吗?

【前言】 人非圣贤，孰能无过？咱们会计人员也会犯错。重复付款，估计我们每个会计人员都遭遇过，只是金额大小不同而已。本期大鹏就结合真实的经历，和大家说说重复付款那些事。

最近，大鹏遇到了一件烦心事，一个下属子公司的财务经理付款审核把关不严，导致该子公司重复支付两笔供应商货款，共计金额近五万元，此事不但在子公司闹得沸沸扬扬，而且让总部的董事长也知道了，董事长大为恼火，让大鹏给出一个合理的处理方案。作为公司的财务总监，此时的我心中亦是五味杂陈，对总部委派至该子公司的财务经理（财务负责人）犯下的错误，只能套用鲁迅先生的那句话“哀其不幸，怒其不争”来表达我此时的感受。

事情经过是这样的：该子公司采购部门的业务人员申请支付供应商货款，财务经理在办理好付款后没有及时将已付款信息告知业务人员，结果，业务人员误以为未付款，在间隔数天后，又提交了同样的付款申请，子公司的财务部门未经严格审核，重复将相同款项再次付出，结果，月末对账时，才发现重复付款。这已是发生的第二起重复付款事件，先前就曾发生过一起，也是因为财务付款后未及时告知业务人员，导致重复付款。让大鹏无语的是，我在第一起重复付款事件发生后就再次进行过付款的警示教育（大鹏平时经常提醒下属人员付款要谨慎），结果……

看到这里，诸位会计人员可能会替我们的财务经理大呼喊冤，业务部门重复提交付款申请导致重复付款，与财务部门有何干系？咱们会计人员为何要受到处罚？且慢，我们都知道，财务部门具有监督公司日常经营活动的职能，即使业务部门犯错，重复提交付款申请，难道就能成为财务部门无错的理由？会计人员，你对每笔付款都认真审核过吗？更何况，公司内控管理要求财务部门付款后要及时将付款信息告知业务部门，但我们的财务经理没有严格执行付款前认真审核和付款后及时告知的规定，所以，难辞其咎！

其实，我们或许都觉得这个案例中财务经理犯的错误很低级，但现实工作中，我们每个会计人员都在有意或无意地犯着类似错误。客观地讲，重复付款的主责在业务部门，但是，财务部门难脱干系，为何这样说？第一、财务部门负有监督的职能，对付款有审核的责任，对于业务部门提交的付款申请要从合法性和合规性等方面进行审核，把关不严，或者根本就没有认真进行实质性审核，那就失去了监督的作用。第二、财务部门要有服务意识，对于已付款信息要及时告知业务部门，这既体现了财务对业务的服务和支撑作用，也是避免重复付款的有效手段之一。

大鹏一直认为，付款无小事，哪怕是错付（少付、多付或重复付）一分钱，金额虽小，结果同样严重，影响同样恶劣。说小一点，是态度问题，说大一点，是责任心问题，说严重点，则是不适合会计岗位（会计要有严谨的态度和对数字的敏感度）。那么，如何避免重复付款呢？第一、建立健全内控体系，完善付款相关流程，既要注意付款前的审核，也要关注付款后的反馈，更要建立定期的对账机制。第二、加强宣贯，引起重视，不仅对财务部门，也要对业务部门进行付款重要性的教育，提醒相关人员严肃认真谨慎对待付款问题，避免犯错。第三、配套相应的处罚措施，追究相关人员的责任，对于已发生的重复付款事件，绝不姑息，处罚或许不是最好的解决办法，但是可以起到一定的警示作用。

如果真的发生了重复付款事件，怎么办？第一、及时与收款方联系和沟通，说明缘由，取得对方的理解，将重复支付的款项或者悉数退回，或者抵扣下次需支付的货款。第二、如果遇到仅是一次交易后续不再有业务往来的客户，在“和解”无望的情况下，或许就只能诉诸公堂了。

再次提醒咱们会计人员，付款无小事！重复付款无论金额大小，其性质同样严重！（打个不恰当的比方，与抢劫类似，不管抢到多少钱，其性质就是犯罪）。最后，请大家帮大鹏想一想，对于此次重复付款事件，我该向董事长给出一个什么样的合理处理方案？