关于会计档案那些事

【前言】 最近，财政部、国家档案局对原《会计档案管理办法》进行了修订，并以财政部、国家档案局令第79号发布了新的《会计档案管理办法》，将于2016年1月1日起施行。许多企业老板（老总）或会计人员都对会计档案不甚了解，更谈不上重视了。本期大鹏就和大家说说关于会计档案那些事。

何谓会计档案？

官方定义，会计档案是指企业在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。大鹏简而言之，会计档案就是会计核算的相关资料，如会计凭证、账簿和报表等，包括纸质和电子资料。

会计档案有何作用？

会计档案与人事档案、文书档案等一样，是企业档案的重要组成部分。大鹏认为，作为以数据形式记录和反映企业经营状况的会计档案尤为重要（看看那些现实或影视剧中被检查机关盯上的贪腐人员急于毁灭会计档案的桥段就会明白），其作用主要表现在三方面。

第一、会计档案是反映企业以前期间经营状况的主要资料，企业可以据其对现在或未来的经营情况进行预测，从而做出有利的经营决策。这也是我们进行财务分析时采取对比（现阶段与以前）分析，编制企业预算时参考历年实际，制订企业未来战略规划时研究企业历史数据的原因。

第二、会计档案记录的资料虽已成为过去时，但有些未了事项在后续处理时，如，解决债权债务经济纠纷，处理历史遗留问题等，都需查阅会计档案，为其提供依据。有些国有企业进行领导人离任审计时，还要查阅其任职期间的会计档案（大鹏在做内部审计工作时，就有过对在任十年的某单位领导进行离任审计而查阅了最近五年会计档案的经历）。

第三、会计档案与文史档案一样，可以作为后续研究的重要史料，如，要了解一个经营数年的企业突然倒闭（破产）或走向辉煌（上市）的原因，从其会计档案可窥一斑。如果企业涉及合并、分立或改制重组等事项，很多检查、审计或经营决策都离不开会计档案。

会计档案如何管？

1、管理机构。一般来说，大型企业都有专门的档案管理机构或者档案管理人员，中小型企业则由行政或人事部门兼管，有的单位还委托外部具备档案管理条件的机构代管。

2、具体内容。会计档案的具体内容包括：一是会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；二是会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；三是财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；四是其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

3、移交程序。原则上，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由财务部门临时保管一年（最长不超过三年，出纳人员不得兼管会计档案），再移交企业档案管理机构或人员保管。财务部门在办理会计档案移交时，要编制会计档案移交清册，并按规定办理移交手续。需要注意的是纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装，电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交（特殊格式的电子会计档案还应当包括其读取平台），且文件格式须符合档案管理的有关规定。

4、保管期限。会计档案的保管期限分为永久和定期（最低期限）两类。根据最新规定，定期保管期限（从会计年度终了后第一天起算）分为10年和30年。

5、日常管理。会计档案与其它档案一样，日常管理中需进行查阅、复制或借出时，必须履行登记手续（企业保存的会计档案一般不得外借，确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，要严格按照规定办理相关手续）。借用单位要妥善保管和利用借入的会计档案，确保其安全性和完整性，并按时归还。

6、销毁规定。企业要组织会计、审计和纪检监察等部门或人员，定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定仍需继续保存的要重新划定保管期限，保管期满确无保存价值的可以按照规定程序销毁。需要注意的是保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁（纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存），保管至未了事项完结时为止。