企业取得电子发票该如何入账、归档?

一、业务背景

按照《国家税务总局关于在新办纳税人中实行增值税专用发票电子化有关事项的公告》（国家税务总局公告2020年第22号）规定，自2021年1月21日起，北京等25个地区的新办纳税人实行专票电子化，即开具增值税电子专用发票，至此，全国范围内新设立的纳税人都可开具增值税电子专用发票了。加上此前已经实施的增值税电子普通发票，企业开具和接收电子发票的情形会越来越多。

二、问题

纳税人接收的电子发票该如何入账及归档呢？

这个问题成为目前企业财务人员最为关心的问题。

三、解决方案

要想解决企业会计的这个问题，应首先了解一件国家新颁布的会计档案文件，这就是2020年财政部与国家档案局联合印发的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号，以下简称《6号通知》）文件。

关于电子会计凭证的范围，不仅指增值税电子专用发票、增值税电子普通发票，还包括其他的电子凭据。《6号通知》的第一条规定，本通知所称电子会计凭证，是指单位从外部接收的电子形式的各类会计凭证，包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子会计凭证。

电子会计凭证的法律效力如何？《6号通知》对此也有明确规定。其第二条规定，来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力。

那么，对企业接收的电子会计凭证该如何入账及归档呢？《6号通知》的规定也是明确、到位（第三条、第四条），给出了两种处理方法：

一是，单位可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档（满足第三条的四个条件）。即除法律和行政法规另有规定外，同时满足下列条件的，：

（一）接收的电子会计凭证经查验合法、真实；

（二）电子会计凭证的传输、存储安全、可靠，对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现；

（三）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据，能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务，能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序，且能有效防止电子会计凭证重复入账；

（四）电子会计凭证的归档及管理符合《会计档案管理办法》（财政部国家档案局令第79号）等要求。

这个第三条是说，对企业取得的电子会计凭证能同时满足上述四个条件的可以直接使用，即直接使用电子发票进行报销入账归档，勿需再打印出纸质凭证，可不再以纸质形式保存。

二是（《6号通知》的第四条），单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。即如果单位要用纸质打印件作为报销入账归档依据，也要保存相应的电子会计凭证。

另外，根据《6号通知》第五条的规定符合档案管理要求的电子会计档案与纸质档案具有同等法律效力。除法律、行政法规另有规定外，电子会计档案可不再另以纸质形式保存。

小贴士

电子会计凭证的历程

1.2015年底国家税务总局启动增值税电子普通发票试点；

2.2017年财政部启动财政电子票据试点应用工作；

3.2018年海关总署推行电子海关专用缴款书试点

4.2019年中国铁路总公司推行高铁电子客票试点，南方航空公司推出电子行程单；

5.2020年上半年国家税务总局启动增值税专用发票电子化试点。