采购暂估业务的账务处理及难点分析

采购业务里，暂估是非常典型的一个问题。场景很简单：采购入库与收到发票有时间差，在月底的时候，财务的账务处理需要先确认存货，只能先以暂估的价格入库。

采购暂估的账务处理并没有标准的会计分录，各公司根据业务现状，可能会稍有差别。不过，如果结合ERP系统的实现逻辑，我所经历过的公司，通常会采用这样的处理，会计核算和系统实现都会比较简单。整个业务会分成两笔凭证：

1、入库时先做暂估入库（以贸销业务为例）：

借：库存商品 100万

   贷：应付账款-应付暂估 100万

2、下月收到发票，冲之前暂估并确认税额（如果进项不能抵扣，或者是普通发票则没有税额）：

借： 应付账款-应付暂估 100万

      应交税金-应交增值税-进项税 13万

   贷：应付账款-供应商A 113万

在ERP系统中，这两笔分录一般都是通过业务单据自动生成，并不是财务直接记账，能很好实现三单匹配，且也简化操作。

在实务中，采购暂估业务较难处理的是暂估与发票存在差异的情形。以之前在项目上经历，常常会衍生三个难题：

1、实际到票后，很难确定发票对应的是之前对应的哪笔入库。

业务量大，价格波动很快的大宗类产品，这个问题尤其明显。比如，上个月连续有10个采购订单都是暂估入库的，没个订单的价格可能都不一样，到下个月实际开票时，对方供应商是其中几笔订单合并一起开票。

那么，确认哪个发票对应的是哪个订单，就是很麻烦的事，也容易出错。

2、差异对成本的影响。

下个月发票到了后，若是发票金额与暂估不一致， 就存在差异。差异如何处理，需要考虑之前采购入库的库存状态，是已经销售还是仍在库存。

如果已经销售，那么差异通常是应该结转到主营业务成本的。如是仍在库存，差异应该调整库存成本。

我之前配的分录一般是这样，如果有库存，差异调整到库存成本：

借： 应付账款-应付暂估 100万

      库存商品 24万

      应交税金-应交增值税-进项税 16万

   贷：应付账款-供应商A 140万

如果没有库存，差异先调整至库存商品-采购差异。

借： 应付账款-应付暂估 100万

      库存商品-采购差异 24万

      应交税金-应交增值税-进项税 16万

   贷：应付账款-供应商A 140万

当然，也会有部分销售部分留在库存的情况，则会按照库存量和销售量分摊（注意，数据仅作为参考，没有严格按照税率换算）。

3、销售毛利分析的影响

贸易公司的销售分析，通常会细化到到每个订单的毛利和利润分析。所以，在采购发票还没有收到，但销售已经出库的情形，暂估差异最后不仅是财务核算上要调整至主营业务成本，还要考虑还原到之前的采购批次和对应的销售订单，这样对贸易业务来说，销售订单的毛利才是比较准确的。

这个过程会比较复杂，如果没有系统支撑，可能会需要额外的管理成本，反而得不偿失。若是能借助系统实现，那就能大大提升销售分析的精细化程度。

总之，暂估业不仅仅是核算的问题，还会衍生出采购过程如何管理，以及对后续销售业务或生产业务的影响，需要结合公司实际情况，多进行优化和改善。