一位内部审计师谈谈对电子采购平台的看法

随着信息化的发展，企业为了提升管理，纷纷上线了财务管理软件、ERP系统和办公自动化OA系统。近几年，电子采购平台被很多企业追捧，其规范性、公平性、透明性和高效性被广泛认可。现在电采软件的的市场是怎样的？什么样的单位适合上电采平台？如何运行才能保障效果呢？笔者根据自己了解的情况简单做下阐述。

公司计划上电子采购平台，因为是项目组成员，笔者有幸接触些信息，根据笔者的理解整理出来。其实，电采软件在中国已经发展了十几年，比较成熟的有一采通、必联网悦采、用友云采等。它们的区别是：有的本地服务器部署，有的是互联网共享，有的是专业平台，有的是系统内置功能。虽然各有利弊，但基本都能解决和各系统软件接口问题。我个人建议企业自用还是本地化部署，专业化软件，无缝化衔接，这也是软件服务商应该努力的方向。

想上电采软件的公司不必怀疑其适用性和规范性，经过十几年的完善和提升，所有的软件都涵盖了招投标科学管理的最新理论和控制。凡是用的不好的，主要是自身问题。如人员素质问题，架构设计问题，制度流程问题等等，再好的东西都需要正确的使用，否则不会有好的效果。

一、软件平台需要的条件

（一）领导重视，尤其是大boss，确实想通过系统减少人为干预，营造公开公平透明的竞价环境。

（二）规模可以，太小没有必要，上下游客户也不会配合你注册运行。

（三）制度规范，要有规范的制度流程保障系统正常有效运行，内控管理混乱，先进也是掣肘，因为习惯了人治。

（四）人员素质，要有信息化操作经验基础，最好已经使用财务软件和ERP及办公自动化软件，因为电采软件只有嫁接在ERP大平台上才能发挥其更大效能。

（五）团队执行，一个氛围健康，执行高效的团队更有助于软件平台作用的发挥。

二、平台软件的使用

（一）前端计划获取，有从其他系统导入的，有从计划提报开始的，计划获取、计划分配到计划落实很关键，最好是全部纳入这个系统。

（二）物资编码初始，无论是U8还是ERP，计划的准确性是核心，编码与实物不符，一物多码都会影响到物资采购和结算。上采购平台将进一步检验物资基础管理的规范化水平，这项工作做不好，后续麻烦不断。

（三）物资计划分配，所有物资上线运行后，计划管理员在承接计划提报，对接计划分配上要落实好，并配套相关的绩效和制度，以统计汇总跟踪计划的落实，否则混乱被动。

（四）供应商的管理，从合作客户的导入，新客户的开发准入，客户池的分类和数量设置，供应商动态管理，都需要有规则和标准。

（五）采购线上组织，因为采购模式有招标、议标、比价、竞争性谈判等，对于各类业务采取什么样的模式需要据实设置并严格执行。还有报价形式，轮次，定标规则等也需要设置规范。

（六）定标具体执行，在既定的规则下，认真组织线上采购，根据审批流程和权限，确定中标单位和中标价格，并形成最终的资料备案。

（七）架构科学设置，为了配合平台运用，需要将业务部门划分为客户管理，计划管理，业务操作，合同履行及服务协调几个独立的单元，实行分段式管理，以实现业务牵制和平衡，利于减少业务人员主观干预，避免业务舞弊和腐败有实效。

合同签订后很多平台没有进一步细化做，而是对接到其他软件平台如ERP和OA上，最好把到货、验收、付款、结算、计划核销都融合在这个系统上。这就需要有一个更加强大的系统把上述功能都融合进去，从计划，业务，生产，审计，财务都融合进去，而不是支离破碎，修修补补，接口生硬，粗而不实用。

系统虽好不是万能的，运营好需要很多条件。领导要重视，软硬件环境，客户符合要求，团队素养具备，基础管理规范，流程制度配套，执行监管到位等。只有这样，才能把一个系统项目落地。否则，摆样子，走形式，表里不一，最终是劳民伤财，还葬送了工具前景。软件公司在考察运作项目时，一定要考虑上述因素，上一个成一个，好一个亮一个，决不能为了业绩和短利而草率。新生事物的信心树立很重要，成功会赢得赞誉得以推广，夭折遭受非议会打击信心。

电采软件的使用，对于规范操作，提高效率，公平透明，明确职责，避免扯皮有很好的效果。符合条件的单位有必要考察上线这种平台，亦可以借助先进的系统工具提升管理，尽可能的减少人的影响力。每一个追求卓越的公司，都应该以开放学习的心态，去拥抱科技进步给我们带来的改变。