入库单与发票哪个重要?

给公司做风险诊断时，曾见过这样的一笔报销：报销业务招待费4万元，发票内容是“酒”，会计处理是：借管理费用，贷银行存款。

看起来仿佛没借，但检查人员完全可以这样想：4万元酒用于业务招待，是水泊梁山吗？连下酒菜也没有，怎么喝得完呢？这个业务的真实性显然有问题。

于是，怀疑就出来了：这可能根本就是乱找发票来报销的，严重点甚至可能是虚开的发票；或者这样的招待可能是直接在送酒，如果送酒的话，那就要视同销售补17%的增值税了。

会计委屈地说：“蓝老师，哪用得着瞒您，这真是请客喝了的。”

他们的确没必要瞒我，所以我相信的确是请客喝了的。

公司集中采购酒，便宜嘛。然后放总经办、老板、销售总监、销售经理那里，请客就提两瓶去，所以说，的确是请客喝了的，既不是假报销，也不是送关系户。会计处理的确是对的。

但这个正确的会计处理有问题，它在一定程度上让大金额的货物直接费用化掉，从实物的角度看，是有风险的。

比如，会计无法回答：这些酒真的是喝完了吗？还剩了多少？有没有送的？有没有卖的？有被有被偷的？会计无法回答，于是就存在各种各样的可能性。

增值税对货物所有权的转移行为征税，也就必然会关注货物的来龙去脉。如果会计也说不清、道不明，就会构成一种不确定的税务风险。

费用化让货物本身消失，犹如盐化在了水里，不再受会计的核算与控制。所以，当用货物发票报销费用时，就必须注意要重视这一点。此时，就要注意补贴相关单据，尤其是大金额的发票。

一种简单的办法是，对这批酒建一个台账，存在哪里？谁领了？领了多少？还剩多少？都有签字和数据。任何人对采购、招待业务有怀疑时，都可以进行澄清。

更严密点的话，会计处理时，最好不要直接费用化，而是纳入存货管理，再进行费用化。让整个过程更可控。具体对酒来说就是，报销时要求责任人员提供“入库单”，领用时，再由相关人员提供“出库单”，请客后把出库单与餐饮发票一同进行报销。

但这些酒不是因销售而持有，按《会计准则》的精神，不应该纳入存货管理，而应该直接费用化。所以，会计在进行处理时，不能太老实，一定要把风险二字放在当头。结合自己公司的特点与会计处理的要求，要么通过相关存货科目进行处理，核算清楚实物的进出流程；要么对实物建台账进行管理，让税务人员、内控人员、资产管理人员放心。

会计人在日常报销过程中，重发票，轻视物流证据及其它证据的情况较为常见。不少时候，会计人员、税务人员甚至有这样的态度：有发票就行，实际业务就不用管了；没有发票就不行，实际业务也不用管了。这是有风险的。

另一次，在一家公司看到“借管理费用-办公费、贷银行存款”的报销处理，金额高达10万元。买了什么东西呢？发票附有清单，大量的办公文具。

会计的意思是说，他很懂税务，还知道发票必须要附清单，而不能“办公用品”四个字报销了事。

实际上这样的报销也是有风险的，真买了这些东西吗？反正我是不相信的， 90%的可能性是购物卡。90%的税务人员也不会相信，考验他们的只不过是虚开的证据能不能找到而已。

采购购物卡的行为，是一个预付款行为；而商场销售购物卡的行为，是一个预收款行为。注意，此时没有销售业务发生，甚至不知道未来会销售哪些商品。没有销售业务发生，却开了销售的发票，这就是虚开发票。如果开的是增值税专用发票(一般没有多少商场敢开)，就是直接的犯罪行为；如果是普通发票，也是严重违法的行为，面临5万~50万元的罚款。

我一说到这里，就把会计吓住了，仿佛会计工作是一件高危工作了。这样就是没有真正学会如何当会计。会计当好了，是没有多少风险的。尤其在税务、银行贷款这两个公认较危险的环节。

实际上，会计需要做到的是把关。报销不能基于发票，而必须基于业务事实。

问题的关键在于，会计报销时怎么管控得了业务事实呢？

答案当然是不需要真正去管事实。所谓事实，实际上都是指证据所证明的事实，所以是管证据。

从买回来几箱酒、买回来一批办公用品、一直到采购一批货物，会计当然不需要亲自去清点，但需要有相关内部人员和岗位去清点，并制作《入库单》。注意，发票是外部凭证，开发票只是销售方履行的一项法律义务而已，实际上并不足以证明是否有货物进入公司。真正能够证明公司是否有资产的，还必须是内部的《入库单》。

会计人员在报销时，要严格按公司的相关制度——没有制度就制定制度，制度不完善就整改——审核相关的票据。只要票据符合制度的规定，就可以最大限度把自己的风险降到最低，也就尽可能的降低了公司的风险。

在内行人的眼中，在报销问题上，《入库单》的效力和重要性，并不亚于发票。

下回分解。