我们一起拆书 财务最佳实践之AP

前面的话

Tina推荐了一本很有意思的书，比较讨厌的是没有中文版，以我现在的英语水平啃下来觉得很累，为流程优化整备，还是咬牙坚持下去吧。有兴趣一起啃的伙伴呼我啊，可以分享电子版，话说这本实体书老贵了京东上好几百。

针对AP系统，书中提供了多种最佳实践方案，我重点看了五项。

1、向新供应商发送欢迎函

建议有新的供应商加入时，由财务部门准备一封统一格式的邮件发送给供应商，大意是很荣幸和他成为合作伙伴，本公司的付款流程是怎样的，对发票有哪些要求，如何对账，以及详细的联系当时投诉方式，等等诸如此类的信息。

这实施起来是很简单的事，能避免与供应商之间的很多问题，而且同样的格式邮件也能节约每次的解释时间，更重要的是，能让对方感觉到被尊重，从而有更愉快的合作。

2、要求供应商在发票上包含编码

现在多数企业都已经在信息系统中管理供应商主数据，这条建议的意思是说，将该供应商在本公司信息系统中的编码反馈给供应商，要求供应商将该编码反应到发票信息上，这样收到发票后，发票校验或者付款都能减少检索的时间，也能防止选错。

这是很容易实施的方案，也不会增加额外的成本，如果有实施上述的第一条策略，甚至可以直接将供应商编码在邮件里告知供应商，并将相关要求附上，对供应商而言也不至于有额外的工作量，是皆大欢喜的事情。

3、指定专人负责供应商的应付账款

这条最佳实践是建议公司为供应商指定固定的人员负责，这样的话，该位应付账款人员会对供应商的付款情况、发票等信息了解清楚，能更有效地沟通以及给出更专业和准确的回复，带给供应商更好的服务体验。多数企业应该都是在这样做，对应业务有专人负责，只是熟练程度、专业能力不太一样。我认为需要重点注意的是供应商信息的统一管理和在发生人员变动时的工作交接。有体会过的是，有些企业在人员离职的时候，交接工作非常不到位导致信息丢失，最后又得反复再去跟供应商确认。

4、向供应商发出标准的调整信函

出于”顾客就是上帝“的原因，企业在作为甲方时，往往会更强势甚至是独断，这其实并不利于企业发展，与供应商之间长期稳定的合作关系也是很有价值的，比如说，当企业面临困境时，因为以往的信任关系，或许就能从供应商赢得更长的账期。

这一条最佳实践也是出于维系与供应商的良好关系考虑，他建议企业需要调整供应商应付账款的付款或需要变更付款金额时，建议企业先以邮件方式告知供应商并说明原因，可以定义标准的邮件格式，使之提前有所心理准备，而不是强烈的愤怒和不满情绪。

5、自动三单匹配

所谓三单是指：采购订单、采购入库单和采购发票，如果没有信息系统支撑，要实现三单匹配是很困难的，要花费不少时间，我见过一家企业，月底光是花在发票校验环节的时间就要两三天，还是在有金蝶K3供应商系统的情况下。为此，他们需要提前好几天关账，这样又导致下个月月初会积压大堆的单据，如此恶性循环。

自动三单匹配其实就是让订单、入库单、发票能自动对应，不需要人为再一单单找再对核算成本。多数的供应链系统都实现了三单匹配的功能，只是自动化程度有差异而已。所以这条最佳实践其实是建议大家要上ERP系统，并把系统功能应用得极致。系统外需要重点关注的是：及时入库、及时开票、开票与订单保持一致。最难处理的是差异，金额的差异、量的差异都会给结算打来麻烦。

结语

对于企业而言，财务部门是一个成本中心，它不直接产生收入。财务部要降低成本能做的就是用最少的人数为企业提供最优的服务，或者通过财务的服务，为直接利润部们带来优化和改进的建议，间接为企业创造利润。这也是之所有要有最佳实践的原因，但在实际实施时还是要结合企业自身的环境去考虑，而不是简单的照搬。