出口货物备案单证:看似事小 实则紧要

作者：李强 王文清  

许多企业认为，出口货物备案单证无关紧要，只要业务真实，就能申报出口退（免）税。岂不知，如果不按税法规定自行备案，风险就会飘然而至。几份单证，看似小事，实则是关乎出口企业涉税风险的大事。

备案单证“3+1”

单据一：出口货物装货单。此单在国际货物托运中很关键，既是托运人向国际运输企业交货的凭证，也是海关进行验关放行的证件。只有经海关签章后国际运输企业才能装载货物，但实行电子通关的出口货物，可不需要海关签章。

单据二：出口货物运输单据。主要分为海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据。它是国际贸易中买卖双方货物交接、货款结算的基本单据。

单据三：国内运输单证。它是出口货物在国内运输时进行结算的一个重要凭证，如果是以出口企业承付运费的国内运输，其单证属于备案单证范围。

合同：购货合同。主要分为外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同，包括一笔购销合同下签订的补充合同等。它是国内销货方与购货方进行交易、转移标的物以及支付价款的有效凭据。

四类涉税风险

风险一：税收处罚。国家税务总局公告2012年第24号第十三条规定，未按规定装订、存放和保管备案单证的，主管税务机关应按照税收征管法第六十条规定予以处罚；出口企业提供虚假备案单证的，主管税务机关应按照税收征管法第七十条的规定处罚。《国家税务总局关于停止为骗取出口退税企业办理出口退税有关问题的通知》（国税发〔2008〕32号）第五条规定，出口企业违反国家有关进出口经营的规定，以自营名义出口货物，但实质是靠非法出售或购买权益牟利，情节严重的，税务机关可以比照上述规定在一定期限内停止为其办理出口退税。

风险二：免税规定。《国家税务总局关于〈出口货物劳务增值税和消费税管理办法〉有关问题的公告》（国家税务总局公告2013年第12号）第五条规定，出口企业或其他单位未按规定进行单证备案（因出口货物的成交方式特性，企业没有有关备案单证的情况除外）的出口货物，不得申报退（免）税，适用免税政策。已申报退（免）税的，应用负数申报冲减原申报。

风险三：征税规定。《财政部 国家税务总局〈关于出口货物劳务增值税和消费税政策〉的通知》（财税〔2012〕39号）第七条规定，出口企业或其他单位提供虚假备案单证的货物适用增值税征税政策。《国家税务总局关于出口货物劳务增值税和消费税有关问题的公告》（国家税务总局公告2013年第65号）第十三条规定，出口企业按规定向国家商检、海关、外汇管理等对出口货物相关事项实施监管核查部门报送的资料中，属于申报出口退（免）税规定的凭证资料及备案单证的，如果上述部门或主管税务机关发现为虚假或其内容不实的，其对应的出口货物不适用增值税退（免）税和免税政策，适用增值税征税政策。查实属于偷骗税的按照相应的规定处理。

风险四：刑罚处罚。《最高人民法院关于审理骗取出口退税刑事案件具体应用法律若干问题的解释》（法释〔2002〕30号）第一条规定，伪造或者签订虚假的买卖合同；以伪造、变造或者其他非法手段取得出口货物报关单、出口收汇核销单、出口货物专用缴款书等有关出口退税单据、凭证属于出口骗税。出口骗税构成犯罪的，将受到刑罚处罚。

三项备案遵从

遵从一：无法取得原件怎么办？

备案单证应当是原件，如果无法备案原件，可备案有经办人签字声明与原件相符，并加盖企业公章的复印件。如果无法取得的，可以用具有相似内容或作用的其他单证进行单证备案。如果有些单证是采用电子数据或无纸化的，应按以下方式进行备案：

①出口企业没有签订纸质购销合同，而采用电子合同或口头合同等无纸化的，凡符合我国合同法规定，出口企业将电子合同打印、口头合同由出口企业经办人纸质记录内容并签字声明记录内容与事实相符，加盖企业公章后备案。

②除口头合同外，对于出口企业订立的电子购销合同、国家有关行政部门采取无纸化管理的单证以及企业自制电子单证等，出口企业可提出书面申请并经主管税务机关批准后，可以采用电子单证备案管理。电子单证备案应保证真实性，在税务机关按规定调取备案单证时，应按税务机关要求如实提供电子数据或将电子数据打印并加盖企业公章的纸制单证。

③其他备案单证无纸化的，如国家有关行政部门采取无纸化管理使出口企业无法取得纸质单证或企业自制电子单证的，出口企业也可采取将有关电子数据打印成纸质单证加盖企业公章并签字声明打印单证与原电子数据一致的方式予以备案。例如青岛海关实行无纸化报关，出口企业在无法取得原件及复印件的前提下，有的登录《青岛港务信息网》中《QQCT出口单票查询》调取页面信息打印替代出口货物装货单。

遵从二：存放保管在哪里？

出口企业负责备案单证的存放和保管并注明存放地点，保存期至少5年不能擅自损毁。如果购销合同属于一笔购销合同项下多次出口的货物，可在第一次出口货物时予以备案，其余出口的可在《出口货物备案单证目录》“备案单证存放处”中注明第一次购销合同备案的地点。

遵从三：备案单证注意啥？

①备案单证所列购进、出口货物的品名、数量、规格、单价与申报出口退（免）税资料内容要一致。比如人为修改出口货物运输单据，使出口货物报关单与海运提单或其他运输单据有关内容不符的，这样的备案单证不可取。

②备案单证开具的时间、货物流转的程序要一致。比如购销合同签订时间与货物运输、报关时间顺序不一致或者用自己的名义报关出口，但却签了订购货合同，又签订了代理出口合同（或协议）的同一批货物，这样的备案单证风险高。

③出口货物明细单、出口货物装货单与增值税专用发票（或增值税专用发票清单）的内容不一致。比如某企业用自己的名义出口，但却对出口货物的质量、收款、退税等不承担风险，即购买方的索赔责任（合同中有约定质量责任承担者除外）；未按期收款导致不能退税的责任（合同中有约定收款责任承担者除外）；因申报出口退（免）税的资料、单证等出现问题造成不退税的责任，这样的备案单证有问题。

作者单位：山东省平原县国税局 国家税务总局税务干部进修学院